Cómo enviar hojas de cálculo por correo electrónico automáticamente en un calendario periódico

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Presentamos Email Spreadsheets, un complemento de Google Sheets que le permite automatizar la generación de informes de datos de hojas de cálculo y cuadros de mando por correo electrónico. Si usted es un oficinista que ha estado enviando hojas de cálculo a sus colegas manualmente, este complemento le ahorrará una tonelada de tiempo. Además, como se ejecuta en la nube de Google, los informes de la hoja de cálculo se entregarán incluso cuando esté desconectado o de vacaciones.

Con las Hojas de cálculo de correo electrónico, puede programar informes y los enviará automáticamente por correo electrónico de forma periódica. Puede enviar por correo electrónico libros de trabajo enteros, hojas específicas dentro de un libro de trabajo o incluso un rango de celdas. Vea el videotutorial para empezar.

Enviar automáticamente por correo electrónico las hojas de Google

Vaya a la tienda de complementos de Google e instale las hojas de correo electrónico de Google. A continuación, abre cualquier hoja de cálculo de Google en tu unidad de Google, ve al menú Complementos dentro de la hoja, selecciona Hojas de cálculo de correo electrónico en el menú desplegable y, a continuación, elige Reglas para crear tu primer informe de correo electrónico programado.

Se le presentará un asistente de 3 pasos para ayudarlo a programar el correo electrónico de su informe de hoja de cálculo.

Paso 1: Seleccione Opciones de exportación de hojas

  1. Expanda el menú desplegable «Seleccionar Hojas» y seleccione una o más hojas que le gustaría incluir en el correo electrónico. Cada hoja se adjunta como un archivo separado en el correo electrónico, pero puede elegir la opción «Combinar todas las hojas» para crear un único archivo a partir de todas las hojas del libro de trabajo.
  2. Seleccione el formato de exportación. Puede elegir entre los formatos PDF, Excel (xlsx), OpenDocument o CSV. La opción «Correo electrónico sin archivo adjunto» puede utilizarse para incrustar un rango específico de celdas en el cuerpo del correo electrónico sin incluir ninguna hoja como archivo adjunto.
  3. Si ha seleccionado PDF como formato de exportación en el paso 2, se le presentarán algunas opciones más. Por ejemplo, puede cambiar la orientación del papel (Vertical u Horizontal), el tamaño del papel o modificar los márgenes de impresión para que quepa más contenido en una página. Puede elegir mostrar líneas de cuadrícula, notas, nombres de hojas y números de página en el archivo exportado.
  4. (opcional) La opción Rango de celda le permite especificar un rango en notación A1 y sólo ese rango se exportará en el archivo PDF.

Sugerencia: Utilice el botón Vista previa para probar cómo serían los archivos exportados con las distintas opciones de exportación.

Paso 2: Escriba la plantilla de correo electrónico

A continuación, creamos una plantilla de correo electrónico que se enviará con sus informes. Puede especificar uno o varios destinatarios de correo electrónico en los campos OT, CC o BCC. Las direcciones de correo electrónico múltiples deben estar separadas por una coma.

También puede especificar destinatarios de correo electrónico dinámicos basándose en los valores de las celdas de la hoja de cálculo. Por ejemplo, si la dirección de correo electrónico del destinatario está especificada en la celda B2 de una hoja titulada «Turnos de Empleados», puede poner {{Em….

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