Cómo Agile ayuda a los equipos no técnicos a hacer las cosas bien

| |

COMPARTE EL ARTÍCULO!!!

Así es como los trabajadores del gobierno de la ciudad de San José adoptaron métodos ágiles para aumentar la eficiencia y la productividad.

¿Cuáles son las mejores maneras para que los gobiernos mejoren la eficacia y la eficiencia? En el Ayuntamiento de San José, estamos consiguiendo tracción con un enfoque poco convencional: ágil para equipos no técnicos. Los funcionarios públicos que hacen de todo, desde la gestión de emergencias hasta los programas de parques, están descubriendo que los métodos ágiles les ayudan con el más básico de los desafíos: Hacer las cosas en medio de interrupciones frecuentes y prioridades cambiantes.

El pasado septiembre, proclamé: «Scrum es lo mejor que le ha pasado a nuestro equipo de gobierno». Nuestro equipo de innovación de cinco personas ha descubierto que planificar y entregar el trabajo en pequeños incrementos nos permite mantenernos enfocados, alineados y mejorando continuamente. Todavía no sabíamos si nuestra experiencia sería replicable por otros equipos de nuestra organización. Ofrecimos entrenamiento ágil para 10 colegas para ver qué pasaba.

Nueve meses después, 12 equipos y más de 100 miembros del personal de nuestra organización están utilizando métodos ágiles para organizar su trabajo. En particular, la difusión de Agile entre los equipos de las ciudades ha sido en gran medida orgánica, no impulsada por mandatos de arriba hacia abajo.

¿Qué es Ágil?

Ágil es una forma de organizar equipos para trabajar de manera iterativa, incremental y altamente colaborativa. Hay muchas formas diferentes de Agile, pero dos de las más comunes son Kanban y Scrum. Mientras que Kanban es un marco de trabajo ligero que se centra en la visualización de tareas en una placa (física o digital), Scrum es más prescriptivo y complejo, con funciones específicas, reuniones y sprints de tiempo limitado. Tanto Kanban como Scrum valoran la respuesta al cambio en lugar de seguir un plan, mejorar continuamente el proceso y dar autonomía al equipo para determinar cómo se realiza el trabajo.

Aunque hay muchas variaciones en los métodos ágiles, aquí hay algunos aspectos que son comunes entre nuestros equipos en la ciudad de San José:

  • El equipo mantiene una lista de todas las tareas potenciales, conocida como «retraso»
  • Las tareas no se trabajan hasta que se priorizan explícitamente
  • El trabajo se hace visible mediante el seguimiento de tareas en foros públicos
  • El equipo lleva a cabo reuniones regulares de check-in
  • El equipo lleva a cabo reuniones «retrospectivas» regulares para identificar lo que está funcionando bien y lo que necesita mejorar

Si bien Agile se desarrolló originalmente en la industria manufacturera y se hizo conocido como un marco de desarrollo de software, se ha adaptado a otros sectores, incluyendo el gobierno.

Por qué los líderes de la ciudad están eligiendo Agile

De la docena de equipos que usan Agile en la ciudad de San José, casi ninguno está entregando software, y casi ninguno había oído hablar de Agile hace un año.

¿Por qué estos equipos decidieron ser ágiles? Aquí están las razones principales que escuchamos de los campeones internos de Agile.

Alineación como equipo. Cuando Ramses Madou comenzó a dirigir el grupo de planificación de transporte de la Ciudad de San José, vio la necesidad de alinear las contribuciones de los miembros de su talentoso equipo en un esfuerzo coherente que promoviera las prioridades generales del departamento. Antes de implementar Scrum, dice, «Cada uno corría por su cuenta».

Centrarse en las prioridades . Después del lanzamiento de un nuevo programa de subvenciones, el departamento de Parques, Recreación y Servicios a Vecindarios de San José se encontró de repente con 47 contratos que procesar en seis semanas. Para ayudar al equipo a manejar el trabajo, el gerente del programa, CJ Ryan, reclutó a nuestra entrenadora residente de Agile, Alvina Nishimoto, para que guiara al equipo en la creación de una tabla Kanban para hacer un seguimiento visual de los contratos. Después de dos semanas, CJ pudo ver que el equipo no estaba progresando tan rápido como se necesitaba, así que decidió que necesitaba un enfoque del 100%. Bloqueó el calendario de su equipo durante dos días completos y les dio cobertura aérea para ignorar otras demandas de su tiempo. Sin interrupciones constantes, su equipo consiguió 25 borradores de contratos en sólo dos días.

Gestionar interrupciones. El equipo web de la Biblioteca Pública de San José recibe un flujo constante de solicitudes de otras divisiones de la biblioteca, lo que dificulta el progreso del equipo en importantes proyectos a largo plazo. Cuando el equipo implementó Scrum, el gerente del equipo y «propietario del producto» Laurie Willis se convirtió en el filtro para todas las solicitudes, asegurando que sólo se trabajaría en ellas después de haber sido priorizadas para un sprint dado. El miembro del equipo Stacy Tomaszewski inmediatamente comenzó a sentir el beneficio de no ser presionada para responder inmediatamente: «Sentimos que podemos decir que no.» Y en el gobierno, donde todo se siente como una prioridad, la capacidad de decir «esperar hasta el próximo sprint» puede ser muy poderosa.

Las reuniones diarias de pie permiten a los miembros del equipo compartir el progreso.

5 consejos para empezar

Empieza con lo básico: Hacer visible el trabajo . La transparencia es uno de los primeros beneficios que experimentan la mayoría de los equipos de nuestra organización. Para empezar, todo lo que realmente necesita es poner las tareas priorizadas en un solo lugar en el que pueda pasar de «trabajo atrasado» a «trabajo en curso» y luego a «realizado». Los miembros del equipo se benefician de tener un recordatorio visual de sus prioridades y de poder compartir su progreso con el equipo. Los gerentes y las partes interesadas obtienen una mayor visibilidad del trabajo en curso. Recomendamos comenzar con un sistema simple y ligero. Si su equipo está ubicado en el mismo lugar, es difícil ganarle a una pizarra física en términos de recordatorio visual. La mayoría de los equipos de San José todavía usan notas adhesivas para hacer un seguimiento de las tareas. Algunos equipos usan Trello u otras herramientas digitales y han logrado que los miembros del equipo se acostumbren a revisar y actualizar Trello regularmente.

Un registro de «plus» y «deltas» muestra lo que funcionó y lo que hay que mejorar de 15 sprints en 8 meses.

Iterar y mejorar con el tiempo . La mejora continua e incremental es el verdadero secreto del poder de Agile. Todos los equipos de San José hacen retrospectivas regulares para reflexionar sobre lo que está funcionando y lo que necesita ser mejorado. Este proceso capacita a su equipo para hacer el trabajo ágil para ellos y supera la resistencia al permitir que el equipo conduzca pequeños experimentos que se acumulan con el tiempo. El equipo de CJ Ryan en el departamento de Parques inicialmente se resistió a la idea de los stand-ups diarios, y ella decidió no presionarlos. En su lugar, el equipo empezó con una simple tabla Kanban. Después de un tiempo, el equipo decidió que las reuniones diarias de pie serían útiles para poder compartir el progreso a un nivel más fino. A continuación, decidieron iniciar reuniones regulares de planificación en equipo para establecer prioridades. Efectivamente, el equipo ha evolucionado para adoptar muchas prácticas «similares a las del Scrum», pero a un ritmo que tiene sentido para ellos.

Consigue ayuda de un experto para llevarlo al siguiente nivel. Si bien es bastante fácil comenzar a adoptar prácticas ágiles sobre las que usted lee en línea, la solución de problemas puede ser difícil si sus compañeros y equipo no tienen experiencia previa con Agile en una variedad de contextos. Hemos encontrado que es crítico tener la sabiduría de un «Entrenador Ágil» con experiencia para apoyar a los equipos, proporcionar orientación, y ofrecer capacitación y entrenamiento en el lugar.

Ten paciencia. Agile ayuda a los equipos a establecer hábitos productivos como priorizar, pedir ayuda y reflexionar. Pero Agile no es una bala mágica, no resolverá todos sus problemas de la noche a la mañana. De hecho, puede incluso hacer que algunos de sus problemas sean más evidentes. Dese tiempo para descubrir cómo hacer que el proceso funcione para su equipo.

Y finalmente, diviértete con él. Un gran beneficio de Agile es que crea conexiones entre los miembros del equipo, permitiendo una colaboración más profunda y una mayor efectividad como equipo. Así que no te lo tomes tan en serio. En su lugar, experimente con formas creativas para hacer del Agile una parte agradable e integral de su cultura de equipo.

Háganos saber lo que aprende en el camino.

COMPARTE EL ARTÍCULO!!!

Previous

Rápida innovación de hardware abierto para redefinir la tecnología inalámbrica

Habilite sus proyectos de microcontroladores por menos de $6 con ESP8266

Next

Deja un comentario

shares